Qualquer empresa que trabalhe ou atue de alguma forma na área de TI precisa lidar diariamente com uma série de questões que precisam ser levadas em conta caso a mesma deseje se manter relevante dentro do mercado.
Seja na questão de infraestrutura, utilização de equipamentos atuais e que condizem com a realidade dos colaboradores, boas práticas diárias que trazem maior padronização nas atividades diárias, entre uma série de outras questões que já abordamos ou ainda serão abordadas aqui em nosso blog.
Nesse sentido, uma das práticas que podem se tornar um problema para a empresa é a utilização inadequada de seus equipamentos e softwares, o que pode abrir brechas de segurança e expor informações valiosas. A essa prática damos o nome de Shadow IT.
Hoje, iremos explicar melhor em que consiste essa prática e as formas de se evitar que isso ocorra em seu local de trabalho com algumas práticas simples, mas que tem apenas a agregar, não apenas na área de TI, mas em todos os setores de sua empresa. Vamos lá?
O que é o Shadow IT?
O Shadow IT pode ser tratado mais como um comportamento em si do que apenas uma prática. Esse comportamento consiste na utilização de equipamentos, softwares e infraestrutura da empresa de forma negligente e não autorizada ou supervisionada.
Sendo assim, o Shadow IT pode se tornar um grande problema pois, em muitos casos, pode deixar a empresa exposta a ataques que podem ir desde a perda de pequenos arquivos que apenas atrasariam um pouco a rotina diária, até ataques massivos que, em casos mais extremos, poderiam levar toda uma corporação à falência.
A principal forma de se lidar com Shadow IT é prevenir que o mesmo ocorra, e isso pode ser feito através da adoção de boas práticas diárias, além de formas um pouco mais sistêmicas de se utilizar a infraestrutura da empresa.
É claro que precisar de autorização para absolutamente tudo o que o colaborador possa precisar fazer no seu dia a dia pode acabar engessando e atrasando a rotina de todos. Desse modo, é necessário bom senso e certos protocolos a serem seguidos para que o mesmo tenha certa autonomia, mas de forma a conseguir utilizá-la sem a possibilidade de acabar expondo a empresa a riscos desnecessários.
Razões para se evitar o Shadow IT
Uma vez que entendemos o que é o Shadow IT, vamos dar uma olhada mais a fundo em suas consequências e os motivos pelos quais devemos evitá-lo ao máximo.
– Vazamentos de dados: Vazamentos de planos futuros, informações confidenciais dos colaboradores, exposição das tecnologias da companhia, sabotagem, chantagem. Essas são algumas situações pelas quais nenhuma empresa e nenhum funcionário jamais gostaria de passar e o Shadow IT contribui muito para o risco de alguma(s) delas ocorrer em seu local de trabalho.
– Redução de produtividade: Ao se utilizar equipamentos da empresa para atividades fora do programados ou utilizar softwares não oficiais, existe sempre o risco de haver travamentos, incompatibilidade de arquivos e outros problemas que podem gerar problemas como atrasos e remanejamento de colaboradores importantes para resolver um problema que provavelmente nem deveria estar ocorrendo.
– Ambiente desorganizado e não padronizado: Toda a estrutura de trabalho de uma equipe é montada pensando justamente em formas de tornar mais simples a execução de suas tarefas e formas de prevenir possíveis empecilhos. Quando um colaborador começa a utilizar formas de executar suas tarefas utilizando outras ferramentas, programas e dispositivos de armazenamento, o trabalho de uma equipe inteira fica comprometido, pois será mais complicado ter controle sobre o que está sendo executado. Isso também dificulta a continuidade do serviço, pois a cada vez que alguém dá segmento ao que estava sendo feito pode ser que o arquivo mais atualizado esteja em um local diferente, além do maior risco de perder informações vitais e não ser possível recuperá-las.
– Difícil acompanhamento de métricas: Para se poder ter certeza de como a empresa tem se saído nos últimos tempos é necessário que tenhamos em mão dados atualizados e compatíveis com a realidade do que vem sendo executado e planejado. Quando um colaborador começa a utilizar softwares terceiros e não registrados, torna-se muito complicado ter acesso a todos os registros oficiais e conseguir estabelecer com exatidão o desempenho atual da corporação e como estabelecer os próximos passos a serem seguidos.
Como evitar o Shadow IT?
Para se evitar o Shadow IT é muito importante que sejam disponibilizadas alternativas e formas mais amplas de se dar continuidade ao trabalho. Começar a proibir tudo e estabelecer requerimentos a cada pequeno passo que o colaborador necessite dar pode acabar mais atrapalhando do que ajudando.
Com isso, faça uso de tecnologias que sejam de uso comum de todos os colaboradores, evitando assim que o profissional precise recorrer a programas e aplicativos não autorizados para dar segmento as suas atividades.
Com a equipe de TI ciente e monitorando os recursos utilizados e priorizando a proteção de dados, fica ainda mais fácil evitar possíveis exposições a riscos desnecessários. Sendo assim, ao se priorizar a prevenção de ameaças e monitoramento recorrente da rede, a empresa permanece segura, mas sem precisar adotar medidas arbitrárias.
Outra forma de se prevenir o Shadow IT é a implementação de BYOD (bring your own device ou traga seu próprio dispositivo, em tradução literal). Com os funcionários podendo utilizar seus próprios aparelhos previamente aprovados pelo departamento de TI você dá maior autonomia aos mesmos sem abrir mão da segurança, além de transparecer confiança e evitar problemas de compatibilidade.
O Shadow IT pode se tornar um problema sério caso a empresa acabe negligenciando sua existência, mas como visto em nosso artigo de hoje, há uma série de pequenas práticas que podem fazer com que esse risco seja completamente zerado e a segurança de sua empresa e colaboradores se mantenha intacta.
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